Dienstleister für die WEG ausschreiben: Leistungsverzeichnis mit Vorlage

Treppenhausreinigung, Hausmeister, Grünpflege oder Winterdienst: Wer als Hausverwaltung neue Dienstleister sucht, bekommt nur dann vergleichbare Angebote, wenn die Ausschreibung klar ist. In diesem Ratgeber zeigen wir, welche Angaben in ein gutes Leistungsverzeichnis gehören, wie Sie Angebote fair vergleichen und wie Sie Aufträge für mehrere Objekte schnell und kostenlos ausschreiben.

Warum eine gute Ausschreibung so wichtig ist

Unklare Anfragen führen zu Angeboten, die sich kaum vergleichen lassen: Der eine Betrieb kalkuliert wöchentliche Reinigung inklusive Fenster, der andere 14-tägig ohne Keller. Spätestens in der Eigentümerversammlung fällt das auf. Wer dagegen Umfang, Intervalle und Flächen genau beschreibt, erhält Preise auf derselben Grundlage – und kann die Vergabe gegenüber Eigentümern und Beirat sauber begründen.

Diese Angaben gehören in jede Ausschreibung

1. Objektdaten

• Ort bzw. Stadtteil und Art des Objekts (Mehrfamilienhaus, Wohnanlage, Gewerbe)
• Anzahl der Eingänge, Etagen und Wohneinheiten
• Besonderheiten: Aufzug, Tiefgarage, Spielplatz, Müllplatz, Fahrradkeller
• Zugang für den Dienstleister (Schlüssel, Code, Ansprechpartner vor Ort)

2. Leistungen und Intervalle

• Treppenhausreinigung: welche Bereiche (Treppen, Podeste, Geländer, Briefkästen, Eingangstüren, Kellergänge), wie oft (wöchentlich, 14-tägig), Glasflächen ja/nein
• Hausmeisterdienst: Objektkontrollen, Austausch von Leuchtmitteln, kleine Reparaturen, Mülltonnen bereitstellen
• Grünpflege: Rasenflächen in m², Hecken in laufenden Metern, Anzahl der Pflegegänge pro Saison, Entsorgung des Grünschnitts
• Winterdienst: zu räumende Flächen (Gehweg, Zuwege, Stellplätze) in m² oder Metern, Zeitfenster laut örtlicher Satzung, Streumittel

3. Vertragliches

• Gewünschter Starttermin und Vertragslaufzeit
• Kündigungsfrist
• Abrechnung: Monatspauschale, Saisonpauschale oder nach Aufwand
• Vertretung bei Urlaub und Krankheit

4. Dokumentation

• Reinigungs- und Kontrollnachweise (z. B. Checkliste im Treppenhaus)
• Räum- und Streuprotokolle im Winterdienst – wichtig für die Verkehrssicherungspflicht
• Kurze Meldung bei Schäden mit Foto

Vorlage: Leistungsverzeichnis zum Kopieren

Angebote richtig vergleichen

• Gleiche Grundlage prüfen: Deckt jedes Angebot genau das Leistungsverzeichnis ab?
• Preis pro Leistung, nicht nur Gesamtpreis: So sehen Sie, wo ein Angebot auffällig günstig oder teuer ist.
• Erreichbarkeit: Gibt es eine feste Ansprechperson und eine Notfallregelung?
• Nachweise: Wie wird dokumentiert – digital, mit Foto, mit Protokoll?
• Referenzen und Bewertungen: Erfahrungen mit ähnlichen Objekten sind ein gutes Zeichen.

Für die Eigentümerversammlung hat es sich bewährt, mehrere Vergleichsangebote vorzulegen und die Unterschiede kurz in einer Tabelle zusammenzufassen.

Umlagefähigkeit beachten

Kosten für Hausmeister, Gebäudereinigung, Gartenpflege und Winterdienst können nach der Betriebskostenverordnung grundsätzlich auf Mieter umgelegt werden, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist. Reparaturen und Verwaltungstätigkeiten gehören dagegen nicht dazu. Bitten Sie Dienstleister deshalb, beide Anteile im Angebot und auf der Rechnung getrennt auszuweisen – das spart Ärger bei der Nebenkostenabrechnung.

So schreiben Sie auf MyMeister aus

1. Auf Auftrag einstellen klicken und die Leistung wählen
2. Leistungsverzeichnis aus dieser Vorlage einfügen und an Ihr Objekt anpassen
3. Ort und Starttermin angeben – Betriebe aus der Umgebung melden sich mit ihrem Angebot

Für jedes weitere Objekt legen Sie einfach einen eigenen Auftrag an. Die Nutzung ist für Auftraggeber dauerhaft kostenlos – es gibt keine Provision und keine versteckten Gebühren. Mehr dazu auf der Seite für Hausverwaltungen.

Häufige Fragen