Zahlungserinnerung & Mahnung schreiben: Vorlagen für Handwerker

sasa
Ratgeber
November 9, 2026
Hausmeister bei der Laubbeseitigung im Herbst

Offene Rechnungen kosten Handwerksbetriebe Liquidität und Nerven. Mit einer freundlichen Erinnerung und einer klaren Mahnung kommt das Geld in den meisten Fällen doch noch. Hier finden Sie die wichtigsten Regeln und Vorlagen zum Kopieren.

Kurz & knapp
• Zahlungsziel immer auf die Rechnung schreiben
• Ohne Zahlungsziel: Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB) – bei Privatkunden nur, wenn darauf in der Rechnung hingewiesen wurde
• Drei Mahnungen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben
• Ab Verzug sind Verzugszinsen möglich, bei Firmenkunden zusätzlich 40 € Pauschale
• Forderungen verjähren in der Regel nach 3 Jahren zum Jahresende

Schritt 1: Klares Zahlungsziel auf der Rechnung

Schreiben Sie ein konkretes Datum oder eine Frist auf die Rechnung, z. B. „Zahlbar bis 30.11.2026“ oder „innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“. Mit einem kalendermäßig bestimmten Datum kommt der Kunde nach Ablauf automatisch in Verzug – ohne Mahnung. Bei Privatkunden sollten Sie zusätzlich auf die 30-Tage-Regel hinweisen, z. B.: „Sie kommen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung in Verzug.“

Schritt 2: Freundliche Zahlungserinnerung

Oft wurde die Rechnung schlicht vergessen. Eine höfliche Erinnerung wenige Tage nach Fristablauf erhält die Kundenbeziehung.

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. [ ] vom [Datum]

Sehr geehrte/r [Name],
sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen: Für unsere Rechnung Nr. [ ] vom [Datum] über [Betrag] € konnten wir bisher keinen Zahlungseingang feststellen.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum, ca. 7–10 Tage] auf das in der Rechnung genannte Konto.
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
[Firma]

Schritt 3: Mahnung

Bleibt die Zahlung aus, folgt eine klare Mahnung mit fester Frist und Hinweis auf weitere Schritte.

Betreff: Mahnung – Rechnung Nr. [ ] vom [Datum]

Sehr geehrte/r [Name],
trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] ist der Betrag von [Betrag] € aus Rechnung Nr. [ ] noch offen.
Wir fordern Sie auf, den Betrag bis spätestens [Datum] zu überweisen.
Sollte bis dahin kein Zahlungseingang erfolgen, werden wir ohne weitere Ankündigung ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Die dadurch entstehenden Kosten sowie Verzugszinsen gehen zu Ihren Lasten.

Mit freundlichen Grüßen
[Firma]

Verzugszinsen und Pauschale

  • Privatkunden: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr (§ 288 Abs. 1 BGB).
  • Firmenkunden: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr (§ 288 Abs. 2 BGB) und zusätzlich eine Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB).

Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank. Ob Sie Zinsen tatsächlich verlangen, ist eine Abwägung – bei Stammkunden reicht oft ein Anruf.

Wenn der Kunde trotzdem nicht zahlt

  1. Gerichtliches Mahnverfahren: Der Antrag auf einen Mahnbescheid lässt sich online stellen und ist vergleichsweise günstig. Widerspricht der Kunde nicht, können Sie einen Vollstreckungsbescheid beantragen.
  2. Inkasso oder Anwalt: Bei höheren Beträgen oder Streit über die Leistung sinnvoll.
  3. Verjährung im Blick behalten: Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre und beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist.

So vermeiden Sie Zahlungsausfälle

  • Bei größeren Aufträgen Abschlagszahlungen vereinbaren
  • Rechnung sofort nach Abschluss der Arbeiten schreiben
  • Abnahme schriftlich dokumentieren – das beugt Streit über Mängel vor
  • Offene Posten wöchentlich prüfen

Alle Pflichtangaben für die Rechnung selbst finden Sie im Beitrag Rechnung schreiben als Handwerker. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

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Häufige Fragen

Muss ich dreimal mahnen?

Nein. Das ist ein verbreiteter Irrtum. Eine Mahnung genügt – und mit festem Zahlungsdatum auf der Rechnung ist oft gar keine nötig, um Verzug auszulösen.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

Ab Verzug können Sie tatsächlich entstandene Kosten geltend machen. Pauschale Mahngebühren sollten angemessen sein; bei Firmenkunden gilt die gesetzliche 40-€-Pauschale.

Kann ich eine Mahnung per E-Mail schicken?

Ja. Für den Nachweis ist es sinnvoll, den Versand zu dokumentieren oder wichtige Mahnungen zusätzlich per Brief zu senden.