Rechnung schreiben als Handwerker: Pflichtangaben, Vorlage & E-Rechnung 2026

sasa
Ratgeber
November 5, 2026
Handwerker schneidet Holz bei einer Renovierung

Eine fehlerhafte Rechnung kostet Handwerksbetriebe Zeit, Geld und im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug ihrer Kunden. Hier finden Sie alle Pflichtangaben auf einen Blick, eine kostenlose Rechnungsvorlage zum Kopieren und den aktuellen Stand zur E-Rechnung 2026–2028.

Kurz & knapp
• Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 UStG
• Bei Arbeiten am Haus für Privatkunden: Hinweis auf 2 Jahre Aufbewahrungspflicht
• Arbeitskosten getrennt ausweisen – Ihr Kunde kann sie steuerlich absetzen
• E-Rechnung empfangen: seit 2025 Pflicht; ausstellen: ab 2027 bzw. 2028
• Rechnungen an Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen

Pflichtangaben auf einer Handwerkerrechnung

Rechnungen über mehr als 250 € (brutto) müssen nach § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben enthalten:

  1. Vollständiger Name und Anschrift Ihres Betriebs
  2. Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
  3. Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  4. Ausstellungsdatum
  5. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  6. Menge und Art der Leistung bzw. gelieferten Materialien
  7. Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
  8. Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
  9. Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
  10. Bei Arbeiten an einem Grundstück für Privatpersonen: Hinweis, dass der Kunde die Rechnung 2 Jahre aufbewahren muss

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brauchen weniger Angaben (§ 33 UStDV): Ihren Namen und Ihre Anschrift, Datum, Art und Menge der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.

Sonderfälle, die oft vergessen werden

  • Kleinunternehmer: Keine Umsatzsteuer ausweisen, stattdessen ein Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
  • Bauleistungen an andere Baubetriebe: Häufig schuldet der Auftraggeber die Steuer (§ 13b UStG). Dann netto abrechnen mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
  • Arbeitskosten für Privatkunden: Lohn-, Maschinen- und Fahrtkosten getrennt vom Material ausweisen. Nur so kann Ihr Kunde 20 % davon nach § 35a EStG absetzen – ein starkes Verkaufsargument. Mehr dazu: Handwerkerbonus 2026.
  • Abschlagsrechnungen: Klar als Abschlag kennzeichnen und in der Schlussrechnung die bereits gezahlten Beträge und die darin enthaltene Steuer abziehen.

Kostenlose Rechnungsvorlage zum Kopieren

Musterbetrieb GmbH · Musterstraße 1 · 12345 Musterstadt
Steuernr.: 00/000/00000 · E-Mail: info@beispiel.de

An: Erika Mustermann · Beispielweg 5 · 12345 Musterstadt

RECHNUNG Nr. 2026-0042
Rechnungsdatum: 05.11.2026
Leistungszeitraum: 27.10.–29.10.2026
Leistungsort: Beispielweg 5, 12345 Musterstadt

Pos. 1 · Arbeitsleistung: Wohnzimmer streichen, 2 Mitarbeiter · 14 Std. × 48,00 € = 672,00 €
Pos. 2 · Anfahrt pauschal = 30,00 €
Pos. 3 · Material: Dispersionsfarbe, Abdeckmaterial = 118,00 €

Summe netto: 820,00 €
zzgl. 19 % USt: 155,80 €
Gesamtbetrag: 975,80 €

Darin enthaltene Arbeits- und Fahrtkosten (§ 35a EStG): 702,00 € netto / 835,38 € brutto

Zahlbar ohne Abzug bis 19.11.2026 auf IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00.
Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung 2 Jahre aufzubewahren.

Ersetzen Sie die Beispielwerte durch Ihre Daten. Die Zahlen sind ein reines Rechenbeispiel, keine Preisempfehlung.

E-Rechnung: Was gilt 2026, 2027 und 2028?

Zeitraum Was gilt für Rechnungen an Unternehmen (B2B)
Seit 1.1.2025 Alle Betriebe müssen E-Rechnungen empfangen können – ein E-Mail-Postfach genügt zunächst. Gilt auch für Kleinunternehmer.
2025 und 2026 Papier- und PDF-Rechnungen sind weiter erlaubt (PDF mit Zustimmung des Empfängers).
Ab 1.1.2027 Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
Ab 1.1.2028 E-Rechnungspflicht für alle Betriebe im inländischen B2B-Geschäft.

Wichtig: Eine normale PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Klären Sie Einzelheiten mit Ihrem Steuerberater.

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Häufige Fragen

Was muss auf einer Handwerkerrechnung stehen?

Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Menge der Leistung, Leistungszeitraum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie bei Privatkunden am Grundstück der Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht.

Müssen Handwerker 2026 schon E-Rechnungen schreiben?

Nein, 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber bereits seit 2025. Ab 2027 bzw. 2028 gilt die Ausstellungspflicht im B2B-Bereich.

Warum sollte ich Arbeitskosten getrennt ausweisen?

Privatkunden können 20 % der Arbeits- und Fahrtkosten nach § 35a EStG von der Steuer abziehen – aber nur, wenn diese auf der Rechnung getrennt vom Material stehen.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Rechnung bis 250 € brutto. Sie braucht weniger Pflichtangaben und ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.